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Collaborazione: le tendenze in atto al di qua e al di là del firewall PDF Stampa E-mail
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Scritto da Carlo Mazzucchelli   
Ad ogni inizio anno è utile interrogarsi su ciò che ha caratterizzato l’anno precedente per cercare di comprendere, ed eventualmente anticipare, le tendenze in atto e gli effetti che potrebbero avere sul destino personale e professionale individuale, sul business aziendale e sulla vita economica e sociale in generale. In questo articolo cercherò di applicare questo esercizio analitico al tema della collaborazione. Da un punto di vista tecnologico, sulla collaborazione come strumento di produttività aziendale, è stato detto e scritto quasi tutto, anche su questa rivista. Insistere nell’elencare o enfatizzare caratteristiche e benefici degli strumenti collaborativi oggi disponibili, rischia di alimentare ridondanza e miopia in una situazione di crisi economica che sta colpendo anche il mondo dell’IT, bloccando numerosi progetti innovativi che della collaborazione avevano fatto il loro scopo. Analizzare alcuni trend in atto nell’utilizzo delle tecnologie collaborative all’interno delle aziende è sicuramente utile. Più proficuo indagare come, alcune tendenze macro-economiche, sociali e politiche generali, possano aumentare il valore della collaborazione intesa come atteggiamento e pratica in grado di contribuire con i suoi effetti benefici al superamento della crisi corrente e a meglio ri-posizionare le aziende che cavalcheranno questo paradigma nel contesto competitivo futuro.

Il tema della collaborazione è associato in ambito pubblico al software sociale, in ambito aziendale agli ambienti di lavoro comunitari, resi possibili da tecnologie e soluzioni di content management (CMS, ECMS) e di knowledge management (KM, e-KM).  La collaborazione non è una novità emersa con il Web 2.0 ma una ‘abilità’ che sta al di qua e al di là dei firewall aziendali e che è andata modificandosi nel tempo in termini di funzionalità, ambiti di applicabilità, valore per il business e predisposizione personale/professionale allo scambio. Gli strumenti 2.0 per le intranet aziendali sono da tempo diventati tecnologie mainstream, stanno trasformando il modo con cui le persone comunicano, collaborano e cambiando l’organizzazione e i processi aziendali preposti alla gestione della conoscenza aziendale.  Il fenomeno è reale e raccontato da numerose indagini, anche recenti, che evidenziano come il 50 % delle aziende interpellate abbiano già sperimentato strumenti di social media o intranet 2.0 ( wiki 46%, blog 42%, discussion forum 48%).  Il fenomeno potrebbe essere ancora più diffuso se non fosse frenato in molti casi dalla mancanza di sostegno da parte del management a causa di timori e preoccupazioni legate alla sicurezza e ai costi, o semplicemente da una pigrizia mentale e culturale che rende impossibile un’empatia vera verso le nuove tecnologie 2.0. Certamente non aiuta la limitata disponibilità di casi di studio reali e raccontati che potrebbero permettere ai direttori dei sistemi informativi di creare business-case sostenibili all’interno delle loro organizzazioni.  

Collaborazione e crisi

Interrogarsi sull’impiego di strumenti collaborativi in azienda può essere percepito come fuori luogo nel contesto di una crisi economica che vede moltitudini di persone perdere il loro posto di lavoro e migliaia di aziende serrare le fila per sopravvivere ad una crisi che non risparmia nessuno. Forse però la domanda è tanto più plausibile quanto più rilevante è per queste aziende riuscire a definire strategie innovative e nuove iniziative di investimento utili ad affrontare il dopo crisi.

Wiki e social network sono le tecnologie collaborative che più di altre hanno da tempo trovato spazio dietro i firewall aziendali ma è facile prevedere per il 2009 un calo di interesse e di investimenti in questi e altri progetti collaborativi. Questo orientamento non fermerà il movimento in atto dei ‘social networker’ che sta interessando le piccole aziende e molti dipartimenti di aziende medie e grandi, là dove le strutture IT sono politicamente deboli o ritenute poco innovative e poco disposte al cambiamento. Per superare le difficoltà economiche contingenti, l’arretratezza o la ritrosia dell’IT interna all’azienda, molti dipartimenti utente cercheranno nuovi strumenti collaborativi in modalità SaaS e su piattaforme virtuali e distribuite in cloud computing. In presenza di budget limati e nell’ottica della riduzione dei costi, questo ricorso a soluzioni in forma di servizio potrebbe trovare il sostegno della stessa struttura IT. La crescita del numero di lavoratori della conoscenza collegati da casa e con device mobili, accelererà il diffondersi di nuovi ambienti di produttività aziendali finalizzati alla comunicazione e alla collaborazione.  La mutata fisionomia del business obbligherà le aziende ad integrare nei sistemi transazionali e operativi nuove funzionalità e attributi di tipo collaborativo per meglio collaborare con partner, clienti e canali di vendita. Questa tendenza non sarà bloccata dalla resistenza dell’IT perché, in periodo di crisi, la collaborazione può diventare uno strumento strategico importante per costruire infrastrutture informatiche in grado di rendere possibili nuove forme di alleanze con partner e clienti superando i firewall aziendali.

I protagonisti di questo trend saranno, secondo gli analisti di Forrester, vendor che hanno nel loro portafoglio strumenti di collaborazione forniti in modalità SaaS quali Box.net, GroupSwim, OneHub, PBWiki, Socialtext e SocialCast. Si tratta di vendor con un’offerta ricca di funzionalità wiki, social networking e condivisione di contenuti che per i costi limitati offre ai dipartimenti utente delle aziende la possibilità di eludere il controllo dell’IT. Per soddisfare esigenze emergenti e limitare le lamentele l’IT può comunque ricorrere ancora alle soluzioni esistenti, in attesa di poter utilizzare al meglio sistemi di ECMS per implementare funzionalità collaborative all’interno del firewall. E’ una situazione provvisoria propedeutica a scelte future più strategiche, non necessariamente basate su  ambienti distribuiti in cloud computing e erogati sotto forma di SaaS, ma legate a nuove applicazioni aziendali da sviluppare internamente. La decisione di spostare componenti importanti di business al di fuori dell’azienda non sarà comunque facile per aziende che hanno da sempre investito in infrastrutture IT per proteggere il loro capitale intellettuale. In queste aziende la battaglia tra utenti e dipartimento IT sarà più complessa e con esiti non scontati.

Per i vendor la criticità consisterà nell’individuare all’interno delle aziende gli interlocutori più adeguati a sposare una proposta che non comporti soltanto la scelta di nuove tecnologie ma soprattutto di nuovi approcci e strategie di business.  Complicato sarà il dialogo tra dipartimenti a causa della maggiore attenzione ai costi e agli investimenti richiesta per fronteggiare la congiuntura economica non favorevole.

Facebook e intranet


Il successo di Facebook non poteva non avere riflessi anche all’interno delle organizzazioni e sul modo con cui le persone interagiscono e collaborano tra loro. La discussione e la letteratura su come sfruttare i nuovi meccanismi di social networking della rete che stanno alla base di Facebook, Linkedin, Xing e altri social network è ampia. Ad oggi poche sono le aziende che hanno introdotto in azienda soluzioni di social networking. Eppure la soluzione non è complicata e, se implementata, introdurrebbe nuovi livelli di efficienza favorendo creatività e libertà personali e fornendo alle persone motivazioni importanti per lo svolgimento delle loro mansioni lavorative. Volendo imitare Facebook il profilo personale potrebbe essere sostituito con un profilo di lavoro, il muro di FB con documenti aziendali, i gruppi di interesse con gruppi di lavoro e i muri condivisi con wiki. Il blog potrebbe diventare un meccanismo per condividere tra colleghi informazioni utili, tecniche, suggerimenti per nuove procedure e policy aziendali. Il corporate blogging potrebbe permettere alla dirigenza di comunicare all’esterno con media molteplici e diversi (podcast, video ecc.). I motori di ricerca interni renderebbero possibile cercare e trovare colleghi in base al loro ruolo, alle loro competenze e conoscenze ma anche in base alla loro disponibilità e capacità nel risolvere problemi. I messaggi e gli alert servirebbero ad informare e  essere informati in tempo reale su eventi, news e iniziative aziendali.

Collaborazione sulle extranet

La collaborazione non può limitarsi ad internet e intranet. Molte aziende hanno strutture distribuite che richiedono una collaborazione di tipo extranet. Si tratta di bisogni in aumento che dipendono da fenomeni diversi quali virtualità organizzativa, globalizzazione, strutture distribuite, outsourcing e insourcing, green technology, diminuzione dei viaggi aziendali, ruolo strategico delle partnership. Questi fenomeni richiedono il superamento dei firewall aziendali per favorire una collaborazione più allargata ed efficace. Il problema da affrontare non è piccolo, le aziende si sono strutturate essenzialmente per favorire la collaborazione interna e può risultare complicato attivare funzionalità simili verso l’esterno, non per problemi tecnici ma organizzativi e operativi. Il bisogno esiste e ha già trovato risposte concrete da parte di vendor tradizionali quali IBM con la piattaforma extranet Bluehouse, Google con la suite Google Apps Premier Edition, Cisco con funzionalità collaborative extranet offerte su WebEx, Microsfot con nuovi servizi offerti in cloud computing, e di vendor emergenti quali PBwiki, Forterra, Dimdim, Qwap e altri. La condivisione attraverso video  conferenze, calendari condivisi, chat, motori di ricerca enterprise, documenti, workflow,  è resa possibile dalle tecnologie esistenti. Più complicato intervenire a livello strutturale per piattaforme appoggiate sul cloud computing e spesso fornite da un unico provider, per la gestione degli accessi, e soprattutto per dare ai dipartimenti IT quella confidenza nei nuovi strumenti collaborativi che serve a renderli strumenti a supporto del business.

I trend che influenzeranno la collaborazione

I cambiamenti di tipo tecnologico e organizzativo sopra descritti vanno di pari passo a mutamenti più generali e globali che interessano la società, l’economia, la finanza. Questi cambiamenti finiranno per influire sulle modalità con cui si manifesterà la collaborazione aziendale a venire. La crisi finanziaria obbliga le aziende ad una maggiore attenzione ai costi ma anche ad ottenere il massimo dagli investimenti già fatti in applicazioni e piattaforme tecnologiche in grado di far evolvere le loro organizzazioni e i loro processi verso paradigmi e pratiche di tipo collaborativo.  Molti di questi progetti, arenatisi a causa delle resistenze al cambiamento, dell’immaturità delle tecnologie e delle carenze di competenze professionali adeguate, sono rimasti come investimenti in termini di stipendi, persone e strutture che oggi le aziende vorrebbero vedere diventare più produttive perché finalmente in grado di favorire lavoro di gruppo, voglia di comunità e collaborazione in rete. L’obiettivo è di ottimizzare risorse scarse per affrontare la crisi con successo. Una crisi che non può essere vista solo in negativo ma come fonte generatrice di nuove opportunità in contesti di business più dinamici e veloci. Dalla crisi in atto spunteranno in ogni settore di mercato nuove aziende e nuovi concorrenti. Più cruenta sarà la lotta per la sopravvivenza e più sentita la necessità di trovare nuovi alleati con i quali definire forme di collaborazione utili a resistere e battere gli attacchi dei nuovi outsider. Alleanze e collaborazioni saranno la chiave per competere sul mercato, per creare nuovi prodotti e servizi e per farlo con maggiore rapidità rispetto alla concorrenza.

Conclusioni


La popolazione mondiale attuale è per un terzo composta da persone giovani, associabili per età, stili di vita e comportamenti a quella che nel marketing è definita la generazione Y. Si tratta di una generazione cresciuta con le nuove tecnologie web 2.0 che nell’inserirsi nel mondo del lavoro si attende di poter disporre comunicare, interagire e collaborare professionalmente attraverso tecnologie simili, così da trasformare il posto di lavoro in un ambiente collaborativo virtuale aperto ai colleghi, ai clienti, ai partner e al mercato. La collaborazione resa possibile da soluzioni e tecnologie Web 2.0 ha portato ad un’esplosione di informazioni e contenuti online. Un’esplosione in atto da molti anni che proseguirà nel futuro. La quantità di informazioni disponibile e la necessità di disporre costantemente di informazioni e conoscenze aggiornate spingerà verso lo sviluppo di intelligenze collettive che solo la connessione, l’interazione e la collaborazione renderanno possibile.  La collaborazione tra persone, aziende, colleghi, istituzioni diventerà uno strumento importante per ridurre la complessità crescente di una società sempre più interconnessa nella quale nulla è facilmente prevedibile. La conoscenza parcellizzata di un elemento non aiuterà alla risoluzione di problemi o a fronteggiare con le risorse necessarie nuove sfide o situazioni. Una collaborazione tra le parti e iniziative comuni potranno invece contribuire non poco alla semplificazione e alla riduzione della complessità  e della sua criticità e a favorire l’uscita dal tunnel della crisi che tutti ci auguriamo possa avvenire in tempi sufficientemente brevi.
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